Registrator till AcadeMedia

Om rollen

Rollen som registrator är helt ny på AcadeMedia. I rollen får du stora möjligheter att skapa en funktion med hjälp av den senaste tekniken och AI tillsammans med engagerade och framtidsorienterade kollegor.

Registratorrollen är en del i den satsning som AcadeMedia gör för att möta de nya krav som ställs på fristående skolhuvudmän genom införandet av offentlighetsprincipen den 1 januari 2027. Det innebär att du får möjligheten att vara med och skapa nya synsätt och rutiner tillsammans med alla våra olika skolformer, för att säkerställa att AcadeMedia arbetar effektivt och stödjande gentemot hela organisationen.

Initialt kommer du att analysera nuläget kring nuvarande dokumenthantering och föreslå nya arbetssätt och rutiner. Framför allt i början kommer du praktiskt att hantera operativa frågor och begäranden om utlämning av handling. På sikt kommer du att få en mer stödjande roll gentemot skolor och skolledare. Det innebär att du behöver ha en aktiv och utåtriktad förmåga för att kunna stödja AcadeMedias samtliga verksamheter i dokumenthanteringsfrågor.

Som registrator ingår du i AcadeMedias centrala stödfunktioner. Du kommer att spela en viktig roll i att redovisa, ta hand om och tillgängliggöra handlingar samt svara på frågor om registrering. Du kommer arbeta med att säkerställa att inkommande och utgående handlingar hanteras korrekt. Du kommer ha ett särskilt ansvar för att våra processer följer gällande lagar och regler samt att känslig information hanteras på anvisat sätt. Du kommer också vara ett särskilt stöd till verksamheterna vid begäran att lämna ut diarieförda handlingar. AcadeMedia är en stor organisation med många kontaktytor. Det dagliga arbetet kommer att innebära stor samverkan både med interna- och externa kontakter.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Driva/delta i utvecklingen av rutiner och processer för dokumenthantering
• Säkerställa att handlingar hanteras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen
• Utveckla AcadeMedias arkivfunktion
• Säkerställa att registrering/diarieföring av inkommande och utgående handlingar fungerar på ett effektivt sätt
• Bidra till kunskapsutveckling i organisationen kring dokumenthantering och meddelarskydd

Rollen rapporterar till chefsjuristen på koncernnivå. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Stockholm. AcadeMedia tillämpar 6 månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse, troligen i augusti/september 2026.

Vem söker vi?

För att lyckas i den här rollen krävs att du är serviceinriktad och har mycket god samarbetsförmåga då tjänsten innebär många interna kontakter. Vi söker dig som är noggrann och strukturerad. Du har förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är självgående och ansvarstagande och har förmåga att se till helheten och lösa problem som uppstår. 

Vi söker dig med följande erfarenheter och förmågor:

Krav:

• eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationshantering, eller annan utbildning som AcadeMedia bedömer likvärdig
• minst tre års erfarenhet av arbete som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter
• erfarenhet av att arbeta med diarieföring i vanligt förekommande dokument- och ärendehanteringssystem
• förståelse för hur digitala flöden påverkar dokumentets livscykel
• aktuell erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering
• mycket god kunskap om offentlighetsprincipen (tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och förvaltningslagen)
• snabbt kunna bedöma om en handling är allmän, inkommen eller upprättad
• kunskap om diarieföring, arkivredovisning och processbaserad arkivbildning
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska, språklig noggrannhet och förmåga att skriva koncist

Meriterande:

• meriterande med erfarenhet från utbildningssektorn
• erfarenhet av utvecklingsarbete inom diariehantering, informations- och ärendehantering
• erfarenhet och kompetens inom möjligheten med AI-baserad teknik

Du välkomnas till en dynamisk och trivsam arbetsmiljö med drivna och engagerade kollegor!

Frågor och ansökan

I den här rekryteringen har AcadeMedia valt att samarbeta med Constatera Search & Interim. För frågor kontakta rekryteringskonsult Lotta Belfrage Palmqvist, lotta.belfrage-palmqvist@constatera.se, 0722-522 373.

Ansök senast 7 maj 2026 med CV och brev via www.constatera.se. Rollen är sökbar så länge annonsen är publicerad på nätet. Urval och intervjuer kan komma att ske kontinuerligt.

Vi ber dig att kortfattat svara beskrivande på följande frågor i ditt ansökningsbrev: 

1. Varför är du intresserad av rollen och AcadeMedia?

2. Hur matchar du kravprofilen i annonsen (konkretisera gärna dina matchande erfarenheter och kompetenser)?

Välkommen med din ansökan!